「毎日頑張って仕事をしているのに仕事が減らない。。」

「次から次へと仕事がきてパニックになってしまう」など、

忙しいときにどのようにタスク管理するかは頭の痛い問題です。

ToDoリストを作成して優先順位をつけて実行するのは王道の方策ですが、意外とみんなやっていない効果的なタスク管理方法をご紹介します。

１．タスクを「見える化」する
自分がタスクをどのくらい抱えているのか周囲の人に見えるようにします。
会社で共有しているスケジューラがあれば、そちらにタスクをどんどん追加していきます。スケジューラ打ち合わせや外出などイベントだけを登録するのではなく、たとえば「報告書を作成する」というタスクが増えたら、「明日の１０：００～１２：００までにやる」と決めてスケジュールに登録します。このように周囲に見えるようにすると上司や同僚があなたが今とても忙しいのか、比較的空いているのか把握しやすくなり、いろいろと助けてくれるでしょう。

２．優先順位をつけない
これは全てのタスクに優先順位をつけないのではなく、「すぐできるタスク」に優先順位をつけないことがポイントです。例えばあなた宛てに打ち合わせのスケジュール通知が来て、「了解しました」と返事を書くだけであれば、1分以下でできるタスクです。こういったタスクは「やらなければならない」と感じた瞬間にすぐやってしまいましょう。後になればなるほど忘れてしまいやすく、打診をした人はスケジュールを認識しているかどうか再度確認する手間が増えてしまいます。タスク管理とは、自分の作業をコントロールするだけでなく、周囲の人の作業をスムーズにするためのものなのです。

３．タスクを再定義する
「報告書を書く」というタスクがあったとして、それは交渉次第で後回しにできたり、上司が了解してくれれば簡略した記載で済んだりするかもしれません。つまり、タスクの中にもやらなくてよいもの、後でやればよいものが含まれている場合があるのです。あなたがやろうとしているタスクが期日までに間に合わないかもしれない、そんな時はそのタスクをもう一度見直してみましょう。

このようなタスク管理方法を実施すればより価値の高い仕事ができるようになるでしょう。