この文面の様な、受付態度や対応に関するクレームに関する謝罪文であれば

担当者や担当部署の教育の再徹底は勿論ですが部署だけでなく、

出来るだけ社内の多くの人間にきちんと事の顛末を伝えるべきです。

同じような事が起こった事例は良くあります。
何度も繰り返すと取引に影響が出たりする事もあります。

件名
弊社社員受付対応に関するお詫び

株式会社　▲▲商事　総務部
総務課　課長金子　様

いつも大変お世話になっております。
この度は弊社社員の受付対応に関して大変不愉快な思いをさせてしまいました事
誠に申し訳ございませんでした。
弊社受付窓口の担当者が貴社社員に対し大変失礼な態度で対応してしまった事
又お詫びの言葉が遅れてしまった事、弁解のしようがございません。

弊社は創業以来、創業者である山川太郎の意思で社内教育に対しては
どこの会社よりも入社時からマナーに関しては徹底して教育して参りましたが
最近では金子課長様ご指摘の通り少し緩みが生じてきた所かもしれません。

今回の件につきましては
受付担当者及びその上司又その部署責任者に対し厳重に注意して
きつく反省を促しております。

本来であれば真っ先に貴社に出向き金子課長様に謝罪の言葉を述べるべきものですが
先ずは何より先に文書をもって謝罪させて頂きたくメールにて失礼致しました次第でございます。
改めてご連絡の上お伺いさせて頂きます。

弊社の教育体制を根本から見直して、二度とこの様な事を発生させない様
社内教育を徹底して参る所存でございます。
宜しくお願い申し上げます。

株式会社　■■商店　人事部
人事課　加藤次郎
〒○○○－○○○○
○○県○○市○○町○○丁目○番○号
電話番号
○○○－○○○－○○○○