以下の様に整理して書くと良いかと思われますが、必ずしも書き方に縛られる必要はありません。

大切なのは書く人の申し訳ないという気持ちであって、

いくら整然とした綺麗な文書で事務的な文書であっても相手の気持ちを捉える事は出来ません。

勿論それならそれで良い場合もありますがどうせ書くのであれば気持ちのこもった謝罪文・お詫び文（状）を送りたいものです。

①件名例
「～のお詫び」「～に関するお詫び状」等。

②日付例
発送した日にちを記載する。
平成表記でも西暦表記でも可。
送付相手が年配者なら平成表記の方が無難。
記載しなくても可。

③宛名例
あ）会社名・部門
「（株）海山商事」等の表記は厳禁。
きちんと、「株式会社　海山商事」と正式名称で記載する。

い）役職・氏名
「部長佐藤　様」「課長山田　様」の様に記載する。
「佐藤部長様」「山田課長様」も悪くはないが、よりも公式感がでる。
「佐藤課長殿」「課長佐藤殿」等の表記は厳禁。
　　

④時候挨拶文
出来るだけ簡略に記載。
「何時もお世話になっております」でも可。

⑤謝罪の言葉・文章
出来る限り自分の言葉で記載する。

⑥事の経緯の説明
経緯を出来るだけ簡易に説明。

⑦原因の調査結果報告。
調査中であればその旨報告する。

⑧二度とこの様な事態を招かない事の決意と謝罪の言葉

⑨送信者
会社名・部署・氏名・郵便番号・住所・電話番号。
発信者の役職は入れない方が無難。
文書の初めでも文末でもどちらでも可。
発信者は「山本太郎」の様に氏名をきちんと記載する。
電話番号は必ず記載する。