基本的には先ずそういった文章を先方に提出する事を、出来る限り避ける方法を考えるべきです。

先方にとって考えてみた時、少なからず迷惑を掛けているので文書よりも直接謝ってもらった方が

溜飲が下がるのではないでしょうか。

特に先方の担当者が年配の方であれば尚更だと思います。

①謝罪文・お詫び文（状）を書くという事
謝罪文・お詫び文（状）とは基本的にビジネス上での出来事において当方の誤りが原因で、取引先等先方に損害を与えてしまった等という様に先方に「迷惑」を掛けた場合に止むを得ずにこちらの気持ちを文書として先方に送付するものです。

又は特殊な例として先方からの要望によって提出させられるケースもありますが普通は当方から「謝罪文・お詫び文（状）」を提出「させて頂くもの」です。

②止むを得ずに文書として送付するという事
止むを得ず文書として送付するものという事は先方に迷惑を掛けてしまった場合には、先ず直接当方が先方迄訪ねて行って担当者若しくはその上席の口から謝罪又はお詫びをするのが本来の姿であるべきです。
それが何らかの事情で出来ない場合に止むを得ず送付するものです。

謝罪若しくはお詫び文が文書として残る訳ですので、そういうものは残らない方が良いに決まっていますしお詫びされる方もする方も、文書よりは直接会って目の前ではっきりと言ってもらった方がすっきりとするのではないでしょうか。

止むを得ず文書で送付する事になった場合には、押さえて置くべき事は幾つかありますが基本的には上述した様な内容の事、「申し訳ない事をしてしまったので直接お伺いして謝りたいが事情により文書で謝らせて頂く」という、担当者の気持ちを率直に伝える事が一番大切な事ではないでしょうか。