大切なの事は「スピード」「謝罪・お詫びの言葉」「再発防止の徹底」です。

特に注意を要するのが、

再発防止がきちんとなされているかです。

この謝罪文・お詫び文（状）を作成する人がそこまで出来るかどうかは定かではありませんがこの問題を起こしてしまった原因を担った人であればそこまで考えるべきではあると思います。

①謝罪文・お詫び文（状）を送付するに当たって一番重要な事は出来る限り早く送付する事
以下に述べる様なポイントはありますがそれらに時間を掛け過ぎて事案発生から何日も経ってしまった後ではどんな内容の謝罪文・お詫び文（状）でも白々しくなってしまいます。
数週間後等は論外です。
何らかの原因があっての事故であって原因が未だ不明であっても原因解明迄待つのではなく
「原因は調査中でり解明し次第追って連絡させて頂く」旨を記載してスピードを重視すべきです。

②謝罪の言葉
これは出来る限り自身の言葉で書いた方が先方に伝わり易いものです。
本当に真摯に何度も反省して考えて出て来る言葉というものはその文章を読んだ者には分るものです。

③再発防止の徹底を約束
その為には
・原因の追及
・再発防止策
を社内できちんと揉んで報告する。

・更にその内容を社内で共有

再発防止策がきちんと社内で共有できていないとクレーム等に対して往々にして同じ事を繰り返して発生させてしまうものです。
よくある事がクレームを発生させた部署だけの対応策になってしまい又同じ事を短期間で繰り返してしまい先方への謝罪文・お詫び文（状）は何だったのかと先方の怒りは倍増してしまう様な事です。